公司｜公司老总和法务，如何自己审查公司制度

　　公司制度的法务审查是公司法律风险防范的重要内容。法务人员所审查的公司制度包括相关部门已经完成起草需要在审查后交付发布的制度，也包括正在实践中适用的公司制度。法务人员在公司制度审查方面主要包括以下三个方面的工作：合法性审查、可操作性审查和文案性审查。

　　下面笔者结合实务操作，就上述三个方面的审查方法进行一下系统讲述。

　　通常认为，对公司制度的合法性审查主要指的是审查公司制度条款中是否存在违反法律、明确规定的内容。如果存在上述情形，则法务人员应当建议制度起草部门修改或删除。实际上这就是制度合法性审查的一个方面，总体而言，对公司制度的合法性审查包括：实体审查与程序审查两个方面。具体操作方法如下：

　　（一）先熟悉公司章程

　　公司法第十一条规定：“设立公司必须依法制定公司章程。公司章程对公司、股东、董事、监事、高级管理人员具有约束力。”制度本身是公司各部门及工作人员的工作流程及职责的规范。而公司所有内部制度均应当建立在公司章程总体授权的基础之上。公司章程对公司、股东、董事、监事、高级管理人员的职权划分在公司内部具有最高的法律效力。违反公司章程的管理制度不仅存在无效的法律风险，同时也会扰乱整个公司治理的正常秩序，不利于公司的良性管理。

　　基于以上原因，法务人员在制度审核工作启动前，应当先熟悉所任职公司的公司章程。部分公司的法务人员由于所处管理地位的问题，无法从公司获得章程文本。从法务岗位价值提升角度而言，法务人员掌握公司章程的内容是必要的。法务人员应当与管理层深入沟通，从公司风险防控的多个角度明确法务人员了解公司章程的重要性。实际上，法务人员了解公司章程也是其参与公司治理的第一步。

　　（二）对公司制度文本实体审查

　　法务人员对制度文本的实体审查包括：合法性审查、法律风险审查及职权范围审查。合法性审查指的是公司管理制度文本中是否存在违反法律强制性规定的情况。此方面的操作主要依赖于法务人员对相关法律知识的掌握程度及法律检索能力。此处不再赘述。本节重点讲述一下法律风险审查及职权范围审查。

　　制度内容所涉及的法律风险主要指的是因制度内容设计不合理可能导致的公司内控风险。法务人员在此方面审查主要从制度所体现的工作流程及部门职责范围中寻找风险问题。例如有的公司营销部门同时也是公司合同印章的管理部门。此种情况容易出现营销部门与客户串通损害公司利益或其他印章使用中的法律风险。

　　基于上述原因，法务人员在制度审查工作中应当坚持：1、职责划分不违反章程规定；2、制度适用范围明确；3、各流程节点责任人明确；4、各流程的部门审查权限明确；5、流程具有可追溯性；6、是否存在可被监督的程序；7、监督部门不从事被监督的业务。

　　（三）对公司文本的程序审查

　　公司制度文件中经常存在这样的表述：“本制度自发布之日起生效”。此种表述看似合理，其实并非所有的制度文件一旦发布便具有法律效力。

　　劳动合同法第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”该条第四款还规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

　　此外，根据公司法第四十六条及第四十九条的规定，拟订公司的基本管理制度属于公司总经理的职权，制定公司的基本管理制度属于董事会的职权。当然实际操作中系由总经理安排相关部门完成制度起草并由总经理审批确认。不仅如此，此种情况下，该基本管理制度还应当由总经理报经董事会审议通过。此类基本管理制度的范围，法律虽然没有明确规定，但公司章程中有可能涉及此方面的内容。因此审核人应当回顾公司章程是否存在相关规定。

　　对于不涉及上述内容的公司制度，即便经历了上述程序，公司仍然需要向工作人员告知其制度内容。且该告知程序应当留存相关证据。否则，在发生制度违规情况后，当事人主张并不知悉相关制度内容，公司将在追责程序中异常被动。

　　公司的管理制度应当与公司的整体管理水平相适应。而一个公司的整体管理水平取决于公司运营成本、资产、信息、人才等各方面的掌握情况及管理能力。

　　不少人认为法务人员应当只负责对制度文本的审查，制度的可操作性不属于法务人员的审查范围（法务部门自己出台的制度文件除外）。此观点过于强调了法务岗位的法律属性，而忽略了其公司管理人员的属性。法务岗位不仅是一个提供法律咨询服务的岗位，其同时还是一个管理岗位。在法务业务中如果只重视法律领域的一亩三分地，会导致法务人员的法律知识无法与公司实体发生油水分离。法务岗位的复合性一旦不符存在，对于很多公司而言，其反而不如外聘律师顾问更能降低自己的人工成本。从法务岗位地位的提升角度而言，越懂管理，越能让法务人找到法务能力发挥的更多价值点。

　　对制度可操作审查的关键不是从制度文本中找寻制度难以操作的漏洞，而是需要法务人员直接与制度所涉及的业务部门进行沟通。沟通时，法务人员要首先弄清现实操作中的真实业务流程的运行情况。如果法务人员所审核的制度文本为尚未发布的制度，则需要沟通如果按照制度文本的规定运行会遇到哪些影响流程的情况，有何修改建议。如果法务人员所审核的制度文本属于已经发布的有效制度，则需要对比制度文本的规定与制度运行之间的差异，并征求修正意见。

　　这里需要特别提示的，在从事该项沟通工作中，法务人员应当向制度所涉及的部门抽样出制度所涉及的业务实际运行中形成的相关文件的复印件。获得该文件的复印件后，法务人员应当结合沟通意见审查部门沟通意见的真实性、完整性，同时找出流程运作中的相关问题。

　　制度文件的文案审查主要指的是在确认制度基本内容不变的情况下，由法务人员对制度文本结构完整及合理性、文本表述的规范性、措辞的严谨性等方面进行审查。

　　法务人员实施文案审查时应充分发挥法律人的逻辑性与严谨性，对制度文本中存在的各类瑕疵点给出适当意见或建议。要系统做好此方面的工作，笔者建议法务部门与公司相应高层沟通，出台一部关于制度起草及审核方面的管理制度。此制度相当于公司内部的立法法，具有指导和规范公司相关部门制度起草行为的作用。法务人员在制度文案审查工作中也可以借鉴法律、法规在章节条款方面的规范设计对制度文本进行规范性审查。

　　制度审核是法务人员介入公司管理的重要端口。法务人员一方面要通过制度审核提高公司的风险防控水平，另一方面也要在制度审核工作中提高自己的法务综合能力，以提升自己的职业价值。